Das Resettlement folgt einem genau festgelegten Ablauf und ist fest im UNHCR-System verankert, von den höchsten Gremien zu den Büros vor Ort. Einmal im Jahr treffen sich in Genf Vertreter von UNHCR, Resettlementstaaten und Nichtregierungsorganisationen zu den Annual Tripartite Consultations on Resettlement (ATCR). Im Vorfeld prüfen die nationalen und regionalen Büros von UNHCR, für wie viele der bei ihnen registrierten Flüchtlinge keine dauerhafte Lösung absehbar ist und welche Flüchtlinge einer besonderen Gefährdung unterliegen. Auf dieser Grundlage erstellt UNHCR einen Bericht über den globalen Resettlementbedarf für das kommende Jahr. 2016 liegt dieser etwa bei 1,15 Millionen Plätzen. Auf Grundlage dieses Berichts wird zwischen den Teilnehmern der ATCR festgelegt, welche Flüchtlingsgruppen aus welchen Ländern prioritär ins Resettlementprogramm aufgenommen werden sollen. Die Resettlementstaaten können nun ihrerseits auf Grundlage dieser Prioritätensetzung gegenüber UNHCR angeben, welche Flüchtlingsgruppen sie aus welchen Ländern aufnehmen wollen.
Damit eine Person für das Resettlement vorgeschlagen werden kann, muss sie gegebenenfalls mit der dazugehörigen Familie bei UNHCR registriert sein und einen Flüchtlingsstatus erhalten haben oder in Ausnahmefällen staatenlos sein. Eine Flüchtlingsstatusfeststellung (Refugee Status Determination – RSD) wird eigentlich bei jeder Registrierung vorgenommen und gibt erste Anhaltspunkte, ob Resettlement infrage kommt. Die Kriterien dafür sind sehr viel spezifischer als der Flüchtlingsstatus selbst, da eine Neuansiedlung nur für besonders gefährdete (vulnerable) Flüchtlinge vorgesehen ist. Das UNHCR Resettlement Handbook listet die Auswahlkriterien auf. Dazu gehören beispielsweise besondere rechtliche, physische oder medizinische Erfordernisse. Außerdem gelten Überlebende von direkter Gewalterfahrung und Folter, Frauen und Mädchen, die aufgrund ihres Geschlechts im Zufluchtsland gefährdet sind, sowie Kinder und Jugendliche, deren Sicherheit nicht gewährleistet ist, als Kandidaten. Diese Kategorien werden bereits bei der allgemeinen Flüchtlingsstatusfeststellung dokumentiert, woraus sich auch die globale Bedarfsanalyse ergibt. Entscheidet sich ein Resettlementstaat, aus einem bestimmten Land Flüchtlinge aufzunehmen, so erstellt das entsprechende Landesbüro von UNHCR individuelle Dossiers über mögliche Resettlementkandidaten. Für den Aufnahmestaat besteht zudem die Möglichkeit, bestimmte Kategorien festzulegen, die er bevorzugt aufnehmen möchte, zum Beispiel gefährdete Frauen und Mädchen oder Flüchtlinge mit Behinderung. Außerdem kann er auch eine Obergrenze für kostspielige medizinische Fälle festsetzen. Zur Erstellung des Dossiers wird ein weiteres Interview mit dem Resettlementkandidaten geführt, um die von ihm angegebenen Daten und für die Neuansiedlung vorgegebenen Kriterien zu bestätigen, Familienzugehörigkeiten zu klären und mögliche Kontakte in Resettlementländer zu überprüfen. All diese Daten über den Flüchtling und seine Familienangehörigen fließen in das Dossier ein. Die Dossiers werden an das Resettlementland weitergeleitet. Abhängig davon, wie viele Flüchtlinge das Land aufnehmen möchte, werden etwa zwei Drittel mehr Personen vorgeschlagen. So soll das Aufnahmeland die Möglichkeit haben, eine eigene Auswahl zu treffen.
Wie dies geschieht, hängt von den jeweiligen Ländern ab. Länder mit geringen Resettlementquoten verlassen sich oft auf die Dossiers und wählen nach Aktenlage aus. Die meisten Länder schicken eigene Beamte vor Ort, um weitere Interviews mit den Kandidaten zu führen. Zudem werden umfangreiche Sicherheitsüberprüfungen vorgenommen. Für Deutschland führen Mitarbeiter des
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