Werke sind siebzig Jahre über den Tod des Urhebers hinaus geschützt. Das heißt, dass die Rechte bis dahin an seine Erben oder Rechtsnachfolger übergehen. Das können leibliche Verwandte sein, aber auch Verlage oder andere Körperschaften. Die Erben können wiederum die Nutzungsrechte weitergeben. Während dieser siebzig Jahre darf niemand das Werk nutzen, ohne die Rechteinhaber um Erlaubnis zu fragen. Bei vielen Werken ist es jedoch schwierig und manchmal sogar unmöglich, die Kette der Rechteinhaber ordnungsgemäß nachzuvollziehen, vor allem bei Werken, die mehrere Urheber haben, zum Beispiel beim Film.
In den Archiven lagern daher sehr viele Werke, die nicht benutzt werden dürfen. Das steht im Gegensatz zum öffentlichen Auftrag, den diese Gedächtnisinstitutionen haben: dDas kulturelle Erbe zu bewahren und es auch zu zeigen. Auch kommerzielle Anbieter haben ein Interesse an verwaisten Werken. Zum Beispiel, um DVD-Editionen alter Filme zu produzieren, was ebenfalls im Sinne der kulturellen Vielfalt und des Zugangs ist, aber ohne die Zustimmung der unbekannten Rechteinhaber nicht erlaubt ist.
Die Suche nach Rechteinhabern ist sehr aufwändig: Die British Library hat in einer Studie berechnet, dass auf jedes einzelne Buch etwa vier Arbeitsstunden entfallen (Quelle: Externer Link: fm4.orf.at). Auf eine Bibliothek mit 500.000 Büchern kommen also 1.000 Jahre Recherche zu. Bei einem Film kann das noch länger dauern, da es mehrere Urheber gibt, die gefunden werden müssen. Viele Archive können sich das gar nicht leisten, so dass die Werke ungenutzt bleiben.
Werke sind aus verschiedenen Gründen verwaist. Es kann sein, dass
die Urheber tot, aber die Erben unbekannt sind;
die Urheber selbst nicht auffindbar sind;
gar nicht bekannt ist, wer der Urheber ist, weil er entweder anonym veröffentlicht hat oder es nicht festgehalten wurde. Vor allem bei Fotos und Dokumentaraufnahmen ist das häufig so.
Im Fall von Filmen, bei denen es mehrere Urheber gibt (Regie, Drehbuch, Kamera), potenziert sich das Problem, da für eine Nutzung die Erlaubnis aller Urheber nötig ist.
Die Folge: Auch Werke, die altern und zerstört werden würden, werden nicht digitalisiert, weil auch das eine Kopie ist, der Rechteinhaber zustimmen müssen. Viele Gedächtnisinstitutionen digitalisieren trotzdem und in der Praxis wird selten jemand was dagegen haben. Sie dürfen sie dennoch nicht neu veröffentlichen und nutzen, auch wenn es sich zum Beispiel um historisch interessantes Material handeln würde.
Eine neue EU-Richtlinie (2012/28/EU) soll das wenigstens teilweise beheben. Sie erlaubt es Gedächtnisinstitutionen wie Museen, Archiven oder Bibliotheken, solche Werke für nicht-kommerzielle Zwecke im Internet zu nutzen. Die Bedingungen: Sie müssen sorgfältig nach den Urhebern suchen, diese Suche dokumentieren und die Werke in einem Register anmelden. Die Richtlinie wird in Deutschland im Moment in ein Gesetz gefasst, das sie umsetzt.
Erst nach siebzig Jahren wird ein Werk gemeinfrei und darf ohne Erlaubnis genutzt werden – also etwa nachgedruckt, aufgeführt oder kopiert. Vorsichtig sein muss man aber mit Musikaufnahmen – auf ihnen können noch Leistungsschutzrechte liegen. Eine Beethoven-Aufnahme von 1965 ist zum Beispiel noch geschützt, auch wenn Beethoven schon seit fast 200 Jahren tot ist. Die Orchestermusiker und der Dirigent haben hier Leistungsschutzrechte an der konkreten Aufnahme, die erst 70 Jahre nach Erscheinen auslaufen.