Noch vor wenigen Jahren gab es eine klare Trennung: Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Signal gehörten in den privaten Bereich. Für die professionelle Kommunikation gab (und gibt) es "Profi-Tools" wie Slack, MS Teams oder größere Paketlösungen. Inzwischen ist die Trennung aufgeweicht. So organisieren sich zum Beispiel zivilgesellschaftliche Gruppen wie Fridays for Future über Telegram und auch in den formalsten Arbeitskontexten wird "mal eben schnell" eine WhatsApp-Gruppe gestartet, wenn Menschen zum Beispiel nach einer Tagung im Kontakt bleiben wollen. Dieser Artikel zeigt, wie Messenger rund um Bildungsveranstaltungen sinnvoll zum Einsatz kommen können. Bewusst ausgeklammert werden dabei unterschiedliche Funktionalitäten, Sicherheits- und Datenschutzfragen der einzelnen Messenger. Diese ändern sich laufend und Externer Link: können in aktuellen Artikeln nachgelesen werden. Da die Einsatzszenarien unterschiedlichste Anforderungen zum Beispiel an Öffentlichkeit und Datenschutz mit sich bringen, kann keine allgemeine Empfehlung gegeben werden.
Messengergruppen zum Austausch bei Bildungsveranstaltungen
Generell ist eine Kommunikation über Messenger immer dann eine Option, wenn vor, während oder nach einer Bildungsveranstaltung der Austausch der Teilnehmenden untereinander ermöglicht werden soll. Das ist weniger relevant, wenn es sich um eine einmalige Abendveranstaltung handelt. Es wird interessant, wenn zum Beispiel ein zweitägiges Barcamp ohnehin stark auf den Austausch untereinander setzt. Und besondere Möglichkeiten kommen immer dann zum Zug, wenn die Veranstaltung über längere Zeit (zum Beispiel als Online-Themenwoche) oder an mehreren Terminen (z.B. jährlich) stattfindet. Diese Überlegungen gelten übrigens sowohl für Präsenz- als auch für Online-Veranstaltungen. Für den Austausch untereinander sind die Gruppenfunktionen der Messenger hilfreich. Dabei initiieren die Veranstalter vor der Veranstaltung eine gemeinsame Gruppe, der die Teilnehmenden durch einen entsprechenden Link beitreten können. Bei größeren Veranstaltungen / größeren Gruppen können auch mehrere Gruppen sinnvoll sein.
Kanäle und individueller Nachrichten bei Bildungsveranstaltungen
Wenn die Teilnehmenden aber erstmal im Messenger "angekommen sind", können auch andere Nutzungsweisen relevant werden. So können zum Beispiel Infos vom Veranstaltungsteam an die Teilnehmenden geschickt werden. Auf diesem Weg kann das Gastgeber-Team aktuelle Nachrichten an alle Teilnehmenden, die Mitglied in diesem Messenger sind, schicken. Das können Informationen in Vorbereitung oder Nachbereitung der Veranstaltung sein, aber auch während der Durchführung. Die dafür notwendigen Funktionen bieten nicht alle Messenger an. Beliebt ist für eine entsprechende Funktion bei Telegram das Format "Kanal". Weniger bekannt und kostenpflichtig ist die entsprechende Funktion "Broadcast" bei Threema. Signal bietet derzeit, Juli 2021, diese Funktion nicht an. Bei WhatsApp kann dafür zwar ein sogenannter "Broadcast" erstellt werden. Hier ist aber kein Beitreten und Verlassen für die Teilnehmenden möglich. Vielmehr muss der Absender die Kontakte im eigenen Adressbuch und dem Broadcast hinzufügen. Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass nicht alle Teilnehmenden den gleichen Messenger nutzen. Deswegen müssen die hier geteilten Informationen entweder ein "Bonus-Angebot" oder redundant zum Informationsangebot auf der eigenen Website und/oder in Mailings sein.
Individuelle Kommunikation über Messenger
Je nach Einstellung der Teilnehmenden können andere Teilnehmende die Kontaktdaten sehen und auch individuell Kontakt miteinander aufnehmen. Das gilt selbstverständlich auch für die individuelle Kommunikation zum Gastgeber-Team. Teilnehmende können Fragen und Kommentare an den Account des Veranstaltungsteams schicken, alternativ zum Kontakt über E-Mail. Aus organisatorischer Sicht empfiehlt es sich, die Aufgaben für Mailings und Messenger in eine Hand zu legen. Messengerdienste bieten bei Veranstaltungen die Möglichkeit, den Live-Charakter einzubinden. So können per Chatnachricht "Durchsagen" gemacht werden. Beispielsweise betreffen diese Nachrichten das Ende einer Pause, Aufforderungen für einen Raumwechsel oder Ankündigung zu Änderungen im Programm.
Tipps, Tricks, Stellschrauben und Varianten
Hier noch einige konkrete Anregungen aus unserer Praxis-Erfahrung:
Fast alle Messenger verfügen inzwischen über die Möglichkeit, nicht nur am Smartphone/Tablet, sondern auch über eine App oder im Browser, am Schreibtisch-Computer genutzt zu werden. Nicht alle Teilnehmenden kennen diese Möglichkeit, eine kleine Einführung/Anleitung kann dafür hilfreich sein.
Bei größeren Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, verschiedene Gruppen nach Themen gegliedert anzubieten. Außerdem sind übergreifende Gruppen wie "Allgemeines", "Kaffeeküche" oder "Fragen & Support" in der Regel sehr beliebt.
Die Moderation solcher Gruppen ist ein Kapitel für sich. Deswegen gibt es einen zweiten Artikel zum Thema.
Sprachnachrichten sind eine Alternative zum schriftlichen Format. In den meisten Messengern sind entsprechende Funktionen integriert.
Und was passiert, wenn keiner mitmacht? Die Antwort ist einfach: gar nichts. Das mag zwar schade sein. Aber eine Gruppe, in der keine Kommunikation stattfindet, haben alle Beteiligten bald buchstäblich "nicht mehr auf dem Schirm" – sie stört also auch niemanden und verbraucht keine Ressourcen.
Eine Auswahl für einen Messenger treffen – aber wie?
In Deutschland ist die Frage nach der Nutzung von konkreten Messengerdiensten Gegenstand gesellschaftlicher Diskussionen und teilweise emotional aufgeladen. Vor diesem Hintergrund ist es für Gastgeber*innen-Teams nicht ganz einfach, sich für einen konkreten Dienst zu entscheiden. In den meisten Fällen wird es notwendig sein, die Messengerkommunikation als zusätzliches Angebot zu organisieren, das die Teilnehmenden nicht wahrnehmen müssen. Gerade bei Veranstaltungen in der politischen Bildung wird die Entscheidung für einen konkreten Dienst mit Abwägungen verbunden sein. Will man ein möglichst "vorbildliches" Angebot nutzen, das z.B. auf OpenSource, Transparenz und sichere Verschlüsselung setzt? Oder ist es wichtiger, dass der Dienst bei vielen Teilnehmenden ohnehin schon genutzt wird, sodass die Hürden für die Teilnahme möglichst niedrig sind? Ein empfehlenswertes, aber aufwendiges Verfahren haben die Autor*innen dieses Artikel mehrmals mit guten Erfahrungen durchgeführt. Die Methode setzt voraus, dass alle Teilnehmenden sich mit zeitlichem Vorlauf für die Veranstaltung anmelden. In diesem Fall kann schon in der Anmeldung eine Abstimmung über den zu nutzenden Messengerdienst integriert sein. In unserem Fall haben wir verschiedene Möglichkeit zur Abstimmung gestellt. Als Antwortmöglichkeiten gab es nicht nur ein "ja" vs. "nein", sondern die drei Optionen "mein Favorit" / "würde ich zur Not mitgehen" / "würde ich boykottieren". Außerdem wurde schon mit der Abstimmung transparent gemacht, wie die Entscheidung getroffen wird. In diesem Fall wurde versprochen, dass die Ergebnisse öffentlich gemacht, dass es ein bestimmtes Datum (deutlich vor der Veranstaltung) als Stichtag geben und die Wahl auf den Dienst mit dem wenigsten "Boykott"-Stimmen fallen werde, sofern es keinen klaren Favoriten gibt.
Datenschutz, Öffentlichkeit
Jenseits konkreter DSGVO-Fragen wird sich für Veranstalter und Teilnehmende die Frage stellen, wie öffentlich die Kommunikation in Messengergruppen geführt wird. Hierzu haben wir gute Erfahrungen mit folgenden Maßnahmen:
Selbst wenn die Messengergruppen öffentlich zu finden sind, sollten die Diskussionsbeiträge nur für Mitglieder zugänglich sein.
Alle Beteiligten sollten sich bewusst sein, dass es sich auch bei dieser Konfiguration eher um einen öffentlichen Raum (vergleichbar mit Social Media) als um private Kommunikation handelt.
Vorab wird eine Netiquette bekannt gemacht, die die Inhalte der Diskussion sowie unerwünschtes Verhalten und mögliche Sanktionen beschreibt.
Gibt’s da nicht was Professionelles?
Zum Abschluss dieses Artikels sei noch einmal erwähnt, dass die erwähnten Messenger nicht die einzige Möglichkeit sind, um den Austausch zwischen Teilnehmenden zu organisieren. Alternativen sind beispielsweise Slack, MS Teams, Disqus, Discord, Mumble oder umfassendere All-in-one-Angebote. In der Regel bieten diese professionelle Möglichkeiten für den Austausch an. Allerdings stellt sich die Frage, wie breit die Akzeptanz bei der konkreten Zielgruppe ist.
