Community Calls sind ein regelmäßiges Format – online oder in Präsenz, um gemeinsam das Programm einer Veranstaltung zu planen. Dazu kommen Mitglieder aus einer Community mit dem Programmteam der Veranstaltung zusammen und besprechen mögliche inhaltliche Programmpunkte, tauschen sich zu Themen und Schwerpunkten aus und überlegen mögliche Speaker*innen oder Workshopgebende. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei der Veranstaltung um Workshops, Diskussionen, Seminare oder um eine Konferenz handelt. Darüber hinaus geben die Community Calls durch die Vernetzung der Teilnehmenden untereinander einen eigenen Wert für Austausch, Event-Erleben und aktive Teilnahme.
Die Grundidee der Community Calls
Community Calls sind ein tolles Format, das zur Programmgestaltung einer Veranstaltung oder Veranstaltungsreihe durchgeführt werden kann. Die Hauptfunktion der Community Calls ist es der Community die Möglichkeit zu geben, partizipativ das Programm der Veranstaltung mitzugestalten: Die Community Calls bieten so der Community einerseits einen transparenten Prozess der Programmplanung seitens der Organisator*innen, andererseits wird die Community bei Entscheidungen für weitere Programmpunkte einbezogen. Als Community kann man Menschen bezeichnen, die sich bereits für ein bestimmtes Thema/Format o.ä. interessiert haben und/oder von denen man ausgehen kann, dass sie sich weiter dafür interessieren werden. Dabei sind zwei Punkte von Bedeutung: die Mitglieder einer Community sind durch ein gemeinsames Interesse verbunden und sie möchten Teil eines gemeinsamen Austausch zu diesem Interesse sein. Beispielhaft können das ehemalige Teilnehmende einer Veranstaltung sein, Menschen, die für eine zukünftige Veranstaltung angemeldet sind und wissen, dass sie kommen oder Speaker*innen, die weiterhin ihre Expertise teilen möchten.
Rahmen und Zeitstruktur
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie man Community Calls konkret umsetzen kann:
Die Community Calls sind ein eigenständiges Format innerhalb der Veranstaltungsreihe und werden beispielsweise am Ende oder Anfang eines jeden Monats geplant.
Die Community Calls werden an einem anderen Format der Veranstaltungsreihe angedockt und finden direkt im Anschluss statt, die Teilnehmenden bleiben für ca. eine weitere Stunde zu den Community Calls.
Beide Varianten können auch gemischt werden. Die Häufigkeit der Community Calls kann zudem variieren und hängt von der Länge der gesamten Veranstaltungsreihe ab. Außerdem muss die Verteilung nicht gleichmäßig sein und hängt von der Gesamtkonzeption der Veranstaltung ab. Denkbar ist zum Beispiel eine Häufung am Anfang, um durch regelmäßige Treffen das Community Gefühl zu verstärken und um konkret mit der Programmplanung zu starten. Eine andere Möglichkeit wäre eine Häufung in der zeitlichen Mitte, um die Community in der Detailplanung des Programms zu berücksichtigen. Was auf jeden Fall mitgedacht werden sollte, ist ein Community Call nach allen themenspezifischen Veranstaltungen. Dieser sollte als Evaluation genutzt werden, um abschließende Eindrücke sowie Erfahrungen der Teilnehmen wahrzunehmen, aber auch um Perspektive zu geben, wie die Community Arbeit sowie die Teilnehmenden Partizipation weiterhin aussehen kann. Unabhängig davon, ob die Community Calls als eigenständiges oder angedocktes Format geplant werden, sollten sie eine ungefähre Dauer von jeweils 60 Minuten haben. Während der Begrüßung stellt sich das Programmteam mit Namen und Funktion vor, damit die Community weiß, an wen sie sich auch über die Community Calls hinaus wenden können. Auch kann hier durch Musik oder einer visuellen Gestaltung des Online Raumes eine entspannte Online Atmosphäre hergestellt werden, sie auch Externer Link: Ankommen und Eingangsphase bei Online-Veranstaltungen.
Und dann findet der folgende Ablauf statt:
Es gibt einen Community Überblick – was passiert gerade in der Community?
Es gibt ein Programmupdate seitens der Organisator*innen – was ist der aktuelle Stand des Programms?
Es gibt die Programmplanung – wie kann die Community aktiv in der fortlaufenden Programmplanung einbezogen werden?
Das Programmteam sollte sich der Community vorstellen, um für Teilnehmende der Community Calls als Ansprechpersonen erkennbar zu sein. Denkbar ist hier zum Beispiel eine wechselnde Moderation- oder Gastgeberinnen-Rolle. Eine besondere Herausforderung wird darin bestehen, dass die Community Calls sowohl für Teilnehmende, die jedes Mal dabei sind, als auch für Teilnehmende, die nur gelegentlich an einem einzelnen Call dabei sind, funktionieren müssen. Eine sehr klare Struktur, eine regelmäßige "Wir stehen gerade hier"-Einordnung und eine gewisse Redundanz können unterstützen.
Eine mögliche Agenda für einen Community Call.
| Start | Dauer | Ende | Programmpunkt |
|---|---|---|---|
| 18:00 | 00:05 | 18:05 | Begrüßung und Teamvorstellung |
| 18:05 | 00:10 | 18:15 | Community Überblick |
| 18:15 | 00:10 | 18:25 | Programmupdate |
| 18:25 | 00:15 | 18:40 | Programmplanung – detailliert |
| 18:40 | 00:15 | 18:55 | Programmplanung – offen |
| 18:55 | 00:05 | 19:00 | Abschluss |
| 19:00 | 00:30 | 19:30 | Offener Ausklang (optional) |
Community Überblick
Ziel des Community Überblicks ist es, dass sich die Teilnehmenden auch untereinander vernetzen können und dass die Community nicht ausschließlich als Berater*innengremium für die Veranstalter*innen gesehen wird. Hier kann z.B. eine der folgenden Methoden genutzt werden:
In einem Speeddating lernen sich die Teilnehmenden untereinander kennen (siehe auch Externer Link: Speeddating als Kennenlern-Methode bei Online-Veranstaltungen).
In einer kurzen Vorstellungsrunde nennen Teilnehmende die Organisation, in der sie arbeiten sowie drei kurze Schlagworte, die sie derzeit am besten beschreiben.
Mit Blitzlichtern werden Themen, die die Teilnehmenden beschäftigen abgefragt, auch können Teilnehmende erzählen, woran sie gerade arbeiten.
In einem Ask Me Anything können Teilnehmende die Fragen stellen, die sie haben oder die noch unklar für sie sind.
Agile Programmplanung
Das Programm der geplanten Veranstaltungsreihe wird zusammen mit der Community in einer agilen Programmplanung gestaltet. Dabei findet eine Dreiteilung statt.
ein Drittel des Programms (ganz grob geschätzt) wird schon vorab vom Programmteam kuratiert.
Ein zweites Drittel des Programms steht schon teilweise fest und wird nun mit der Community im Detail geplant. Dafür werden Präferenzabfragen sowie Abstimmungen unter den Teilnehmenden genutzt. Die Vorüberlegungen zu diesen Programmpunkten kommen entweder vom Programmteam selbst oder direkt von den Überlegungen und Antworten des letzten Community Calls.
Das letzte Drittel des Programms findet nun Gestaltung, indem Teilnehmende der Community Calls durch offene Vorschläge potentielle Programmpunkte empfehlen, dies können bspw. Themen, Formate oder mögliche Speaker*innen beinhalten.
Die Programmstruktur der Veranstaltungsreihe wird als Gerüst immer am Anfang des Programmupdates vorgestellt und ggf. nach Diskussionen mit der Community angepasst. Das Gerüst wird dann im Laufe der Vorbereitungen und während der Community Calls immer weiter mit Leben gefüllt, bis schließlich alle Plätze besetzt sind. Nebenbei entsteht so auch ständig ein neuer Kommunikationsanlass, sobald ein neuer Programmpunkt feststeht.
Rückblick, Programm Evaluation
Wenn eine Evaluation der vergangenen Veranstaltungen möglich ist, fasst das Programmteam als Auftakt prägnante Zahlen des vergangenen Monats zusammen. Dieser Schritt ist optional und kann als Schritt 0 gesehen werden.
Wie viele Minuten Veranstaltung gab es insgesamt?
Wie viele Teilnehmende haben teilgenommen?
Wie viel Programm kam aus der Community?
Wie gut kamen die Veranstaltungen an? Was gab es an Rückmeldungen?
…
Programmupdate
Im ersten Teil der agilen Programmplanung der Community Calls stellt das Programmteam die aktuellen Veranstaltungen vor. Dabei kann darauf eingegangen werden, welche Teile durch das Programmteam und welche durch die Community kuratiert wurden. Zur Visualisierung kann die Programmseite der Veranstaltung genutzt werden.
Wann finden die Veranstaltungen statt?
Welche Formate wird es geben? Welche Personen sind dabei?
Wie kann man als Teilnehmende mitmachen? / Wo kann man sich anmelden?
Wo gibt es weitere Informationen dazu?
Welche Inhalte kommen davon aus der Community?
Hier haben die Teilnehmenden außerdem die Möglichkeit Nachfragen zu dem vorgestellten Programm zu stellen.
Programmplanung – detailliert
Im zweiten Teil der agilen Programmplanung geben die Teilnehmenden ihre Präferenzen sowie Prioritäten zu potentiellen Formaten, Themen, Speaker*innen etc. ab und konkretisieren dadurch bereits getätigte Vorüberlegungen zum Programm. Umgesetzt werden diese Abfragen u.a. über Skalen oder Fragen mit Einfachauswahl.
