Herausforderungen beim Austausch bei hybriden Veranstaltungen
Bei Präsenzveranstaltungen bewegen sich die Teilnehmenden frei durch die Location. Sie treffen sich im Workshopraum, beim Catering, bei der Kaffeestation, im Flur, ja sogar auf der Toilette finden sich Gesprächsanlässe. Die Kommunikation jenseits der Programmpunkte ist für eine Veranstaltung wichtig, nicht nur auf der inhaltlichen Ebene. Sie stärkt das Gemeinschaftsgefühl und die Teilnehmenden fühlen sich als Teil der Veranstaltung. Online-Teilnehmende sind davon ausgeschlossen. Damit das Gefühl der Verbundenheit bei allen Teilnehmenden aufkommen kann, sind technische Lösungen gefragt, um auch die Personen einzubinden, die nicht vor Ort dabei sein können.
Terminals und hybride Räume
Zusätzlich zur Online-Übertragung der Programmpunkte braucht es vor Ort Plätze, an denen sich die Online-Teilnehmenden virtuell in die Räumlichkeiten hinzuschalten und in den Austausch mit den Teilnehmenden vor Ort treten können. Eine Möglichkeit sind dafür "Terminals" – in der einfachsten Form sind das Monitore an markanten Stellen im Tagungsort. So ein Terminal besteht aus einem Monitor, auf dem via Videokonferenzsoftware ein Online-Raum übertragen wird. Davor werden eine Webcam, ein Mikrofon und mehrere Kopfhörer installiert, um den Teilnehmenden vor Ort eine Möglichkeit zu bieten, mit den Online-Teilnehmenden in Kontakt zu kommen. Hierfür müssen mehrere Punkte berücksichtigt werden: Neben der erforderlichen Technik, also Monitor, Computer zur Verbindung mit laufender Konferenz-Software, Webcam, entsprechendes Mikrofon und Headsets, braucht es zudem entsprechend ausreichende Stromanschlüsse, eine gute Anbringungsmöglichkeit oder einen Aufsteller für den Monitor und einen sicheren Platz für den Computer. Darüber hinaus ist ein Internetzugang nötig. Die Online-Teilnehmenden müssen zudem informiert werden, wo diese Terminals (vor Ort) stehen und wie sie diese online erreichen können. Technisch kann es sich dabei um Meetingräume handeln, in denen mehrere Personen gleichzeitig mit einer Person vor Ort in den Austausch treten kann oder um Breakout-Räume, die von den Online-Teilnehmenden einzeln betreten werden. Diese Terminals sollten an den informellen Orten, den Zwischenräumen wie beispielsweise in der Lobby und beim Catering installiert werden. Schilder vor Ort mit Hinweisen auf die Terminals sind hilfreich, damit sich die Teilnehmenden nicht beobachtet oder gar überwacht fühlen. Auch eine kleine Anleitung zur Bedienung am Terminal und ein Hinweis, dass die Webcam am Ende eines Gesprächs abgeschaltet und beim nächsten Gespräch eingeschaltet werden soll, kann hilfreich sein.
Asynchronität von Online-Systemen
Neben den Terminals und den Kamera-Übertragungen bieten sich asynchrone Formen für den Austausch der Teilnehmenden untereinander an. Die schon von Präsenz-Veranstaltungen bekannten Social Media-Walls (beispielsweise als Twitter- oder Instagram-Wall) bieten den Online-Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über die Veranstaltung auszutauschen. Hierfür muss in der Regel ein entsprechender Anbieter genutzt werden. Social Media-Walls sind schnell eingerichtet, sie erfordern die Anbindung eines Endgeräts (beispielsweise Laptop oder Tablet) an einen Beamer sowie eine entsprechende Präsentationsfläche, in einfachster Weise eine weiße Wandfläche, auf die der Beamer gerichtet werden kann. Darüber hinaus sind auch hier Strom- und Netzwerkanschlüsse sowie sichere An- und Unterbringungsmöglichkeiten für die Technik wichtig. Eine weitere Möglichkeit zum asynchronen Austausch besteht in der Nutzung einer Veranstaltungs-App. So eine App kann (je nach Ausführung) via Smartphone und/oder im Browser genutzt werden. Sie bietet neben der Möglichkeit, zentrale Informationen (Programm, Workshopbeschreibungen etc.) zu übermitteln, meist auch Funktionen, mit denen sich die Teilnehmenden vernetzen und austauschen können. Die Teilnehmenden können Profile von sich selbst erstellen, sich mit anderen Teilnehmenden vernetzen, Nachrichten schreiben und chatten. Bei der Nutzung einer Veranstaltungs-App spielt es keine Rolle, ob die Teilnehmenden vor Ort oder Online-Teilnehmende sind.
