Überlegungen zu Technik und Aufbau vor Ort
Hybride Veranstaltungen bieten Teilnehmenden die Möglichkeiten, nicht nur vor Ort, sondern beispielsweise auch von zu Hause oder aus dem Büro aus teilzunehmen. Dabei sollte der wichtigste Teil einer Veranstaltung, die Interaktion mit den Teilnehmenden, nicht zu kurz kommen.
Der Gesamtüberblick
Beim Ankommen vor Ort werden die Teilnehmenden kurz am Ort eingewiesen. Die Location wird erläutert (was ist wo) und der Zeitplan vorgestellt. Das gibt den Teilnehmenden Sicherheit und sie fühlen sich dadurch orientiert. Sicherheit und Orientierung brauchen auch die Online-Teilnehmenden, dazu sollten sie eine Übersicht mit allen notwendigen Links (beispielsweise zu den Online-Räumen) und wichtigen Fragen und Antworten (FAQ) erhalten. Um gleich zu Beginn ein Gemeinschaftsgefühl zwischen den Online- und Präsenz-Teilnehmenden zu erzeugen, kann der Veranstaltungsort online eingebunden oder gezeigt werden. Beispielsweise kann ein Video mit Eindrücken von vor Ort produziert oder ein Live-Rundgang durch den Veranstaltungsort angeboten werden.
Die Räume
Die Veranstaltung teilt sich vor Ort in verschiedene Räume (Bühne, Gruppenräume, Kaffeeecke etc.) auf. Dieses Setting können genauso online abgebildet werden. Das bedeutet, dass alle Räume, die in Präsenz existieren, auch für die Online-Teilnehmenden als Online-Räume eingerichtet werden (es natürlich auch denkbar, dass nur ein Teil der Räume als Online-Räume bespielt werden). Für die Räume (in Präsenz und online) sollte das gleiche Wording verwendet werden: "Wir treffen uns in Raum Gelb." sollte sowohl vor Ort als auch online zu demselben Raum führen.
Die Kaffee-Ecke
Kaffee trinken, gemeinsam diskutieren: Schnell wird der Stehtisch am Buffet zum wichtigsten Raum der Veranstaltung. Auch die Online-Teilnehmenden sollten Möglichkeiten haben, sich zu vernetzen, bestenfalls mit den Teilnehmenden vor Ort. Im 2. und 4. Teil dieser Reihe gehen wir auf die Besonderheiten bei der Vernetzung und beim Austausch der Teilnehmenden untereinander ein.
Teilnehmende vor Ort können sich leicht einbringen, per Handzeichen oder durch stationär verteilte Mikrofone, an denen sie sich für eine Wortmeldung anstellen können. Online-Teilnehmende sind unsichtbar für die Referent*innen und Teilnehmenden vor Ort. Hier muss eine Möglichkeit geschaffen werden, damit sie sich einbringen können. Sie müssen sichtbar gemacht werden.
Welche Technik braucht es wo?
Von den oben genannten Settings ausgehend, gibt es einige Voraussetzungen an die Technik. Neben einer guten Internetanbindung im Tagungshaus und bei den Online-Teilnehmenden braucht es vor Ort Kameras, die an verschiedenen Stellen aufgestellt und in unterschiedlichen Blickwinkeln ausgerichtet sind. Dabei gilt: Alles, was vor Ort im Fokus steht, sollte in die Online-Welt übertragen werden und umgekehrt. Beispielsweise kann in einem Vortragsraum nicht nur eine Kamera auf Bühne oder Pult gerichtet sein, sondern darüber hinaus noch verschiedene Blickwinkel in das Publikum hinein. Bei Redebeiträgen aus dem Publikum gilt zu bedenken, dass die sprechende Person mit Bild im Online-Raum zu sehen sein muss, damit auch die Online-Teilnehmenden nachvollziehen können, wer gerade spricht. Zusätzlich kann die Übertragung von Präsentationsfolien sinnvoll sein.
Das Zusammenfügen der verschiedenen Kamera- und Audio-Signale wird über eine Schaltzentrale gesteuert. Dafür braucht es zunächst ein Interface (Bildmischer), um die Signale in einen Computer einzuspeisen. Anschließend kann mithilfe einer Software (beispielsweise Externer Link: OBS Studio und Zoom) die Übertragung von Bild- und Ton in die Online-Räume erfolgen.
Das kann beispielsweise so aussehen:
Die verschiedenen Signale werden via Interface auf einen Rechner eingespeist.
Alle Videobilder werden in einer Software (beispielsweise OBS Studio) angezeigt.
Daraus wird das jeweils gewünschte Videobild (beispielsweise Redner*in oder das Publikum) oder eine Bild-in-Bild-Szene ausgewählt.
Das Videosignal wird an ein Videokonferenztool (beispielsweise Big Blue Button oder Zoom) übermittelt.
Die Online-Teilnehmenden können via Videokonferenztool zuschauen und auch weitere Funktionen des Tools (Chat, Reaktionen) nutzen.
Um die Online-Teilnehmenden in den Präsenz-Räumen sichtbar zu machen, braucht es vor Ort Monitore, auf denen die Videobilder der Online-Teilnehmenden zu sehen sind. Auf diesen Monitoren wird das Videokonferenztool angezeigt. Wahlweise können unterschiedliche Ansichten auf verschiedenen Monitoren gezeigt werden. Beispielsweise ein Monitor mit einer Galerieansicht aller Online-Teilnehmenden (als Zuschauer*innern) und ein Monitor, auf dem mit Hilfe von der Spotlight-Funktion eine bestimmte Person (Online-Referent*in oder Online-Redebeitrag) groß im Bild zu sehen ist. Die Monitore sollten dabei so im Raum aufgehängt werden, dass sowohl die Referent*innen als auch die Teilnehmenden die Übertragungen sehen können.
Eine besondere Herausforderung besteht bei diesem Setting beim Ton: Solange die Online-Teilnehmenden per Audio hinzugeschaltet sind, müssen Raum-Mikrofone abgeschaltet oder heruntergeregelt werden, da es sonst zu Tonüberlagerungen kommen kann.
Über ein Mischpult lassen sich verschiedene Mikrofone ansteuern und in der Ausgabe an- und ausschalten. So können Redebeiträge durch das vor Ort-Publikum und durch die Online-Teilnehmende gezielt eingebracht werden.
Die technische Umsetzung braucht nicht nur viel Planung, Vorbereitung und Equipment, sondern auch ein größeres Team, damit alle zentralen Funktionen (Kamera-Operator, Bild-Operator, Bildregie etc.) an zwei Orten (Präsenz und online) besetzt werden können.
