Aufwendungen und Erträge werden normalerweise gebucht, wenn sie gezahlt bzw. vereinnahmt werden. Wollte man z. B. die dem Unternehmen für dieses Geschäftsjahr zustehenden Zinsen, die erst im Januar gutgeschrieben werden, auch erst im neuen Jahr als Ertrag buchen, würde der Erfolg im neuen Jahr fälschlich vergrößert, der im alten Jahr damit kleiner ausfallen. Um den Jahreserfolg für den richtigen Zeitraum zu ermitteln, schreibt das Handelsgesetzbuch vor, die Aufwendungen und Erträge, unabhängig vom tatsächlichen Geldfluss, dem Geschäftsjahr zuzuordnen, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Beispiel: Die Vertreterprovision für das letzte Quartal überweisen wir erst im Januar. Die Ausgabe erfolgt erst im neuen Jahr. Da der Vertreter die Leistung im alten Jahr erbracht hat, muss diese auch im jetzigen Jahresabschluss als Aufwand erfasst und als »Sonstige Verbindlichkeiten« gegenüber dem Vertreter dargestellt werden.
Diese Vorgänge werden als antizipative Posten bezeichnet, weil die Zahlung immer im neuen Jahr erfolgt. Daneben gibt es transitorische Posten, wenn die Zahlung im alten Jahr erfolgt, die Gegenleistung aber ganz oder zum Teil im neuen Jahr. Beispiel: Für die Miete betrieblich genutzter Garagen zahlen wir aufgrund des Mietvertrags immer zum 1. Dezember die Miete für ¼ Jahr im Voraus (1 800 €). Werden im alten Jahr Zahlungen geleistet, die ganz oder teilweise in das neue Rechnungsjahr »gehören«, so sind diese Beträge aus der Erfolgsrechnung dieses Geschäftsjahres buchungstechnisch herauszunehmen.
Da wir in diesem Fall »mehr« gezahlt haben, als auf dieses Jahr tatsächlich wirtschaftlich entfällt, müssen wir ein Konto einrichten, das diese »überzähligen« Aufwendungen (für zwei Monate 1 200 €) zum Jahresabschluss aufnimmt. Es heißt aktive Rechnungsabgrenzung, ist also ein Aktivkonto, das dann zu Beginn des neuen Jahres wieder aufgelöst wird. Analog wird verfahren, wenn Mittel zufließen, die das neue Geschäftsjahr betreffen. Das entsprechende Konto heißt dann passive Rechnungsabgrenzung.
Duden Wirtschaft von A bis Z: Grundlagenwissen für Schule und Studium, Beruf und Alltag. 6. Aufl. Mannheim: Bibliographisches Institut 2016. Lizenzausgabe Bonn: Bundeszentrale für politische Bildung 2016.
