Bürosachbearbeitung (w/m/d) | Karriere bei der bpb | bpb.de

• Allgemeine Bürosacharbeit für die Redaktion „Deutschland Archiv“ sowie in Vertretung für die weiteren Redaktionen des Fachbereichs D

  • Einholen von erforderlichen Nutzungsrechten für Texte, Abbildungen, Filme und Fotos

  • Erteilen von Abdruckgenehmigungen bei Anfragen Externer

  • Durchführen von Nutzungsrechtsrecherchen zu der gewünschten Publikation innerhalb der bpb sowie im Internet

  • Erstellen von Vermerken für geplante Veranstaltungen

  • Anfertigen von Satz- und Druckaufträgen für Printproduktionen

  • Koordinieren des Versands von Belegexemplaren über den externen Versanddienstleister IBRo

  • Unterstützen der Zeitschriftenstelle

• Rechnungsbearbeitung für die Redaktion „Deutschland Archiv“ sowie in Vertretung für die weiteren Redaktionen des Fachbereichs D

  • Formelles Prüfen von Autor/-innenrechnungen entsprechend den Vertragsvereinbarungen

  • Formelles Prüfen der Rechnungen für kostenpflichtige Nutzungsrechte und Abdruckgenehmigungen

  • Anfertigen von Auszahlungsanordnungen (AAO), Zeichnen der rechnerischen Richtigkeit unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften der BHO

  • Scannen von Verträgen und Mitzeichnungen zur Einpflege in den Workflow E-Rechnung

  • Einpflegen der Rechnungen in das elektronische Planungs- und Informationssystem Intraplan der bpb sowie Erfassen der Rechnungen in die Haushaltsüberwachungsliste

• Buchung von Reisen im Rahmen der Projekte

  • Buchen von Bahntickets und Hotelzimmern für Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer im Rahmen von Projekten des „Deutschland Archiv“

• eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mind. der Abschlussnote „befriedigend“ als:

  • Fachangestellte oder Fachangestellter für Bürokommunikation oder

  • Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder

  • Verwaltungsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellter oder

  • Beamtin/ Beamter des mittleren Dienstes in der Laufbahn des nichttechnischen Verwaltungsdienstes oder

  • in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf

• Teamfähigkeit, Kreativität und Serviceorientierung

• ein hohes Maß an Belastbarkeit sowie eine hohe Auffassungsgabe

• verantwortungsbewusste sowie selbständige Arbeitsweise

• gute Kenntnisse gängiger Office-Programme (Word, Excel), sicherer Umgang mit der elektronischen Datenverarbeitung

• gutes Organisationsgeschick sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift

• Bereitschaft zur Weiterbildung und zu regelmäßigen Dienstreisen (ca. 4x im Jahr)

wünschenswert:

• Kenntnisse im Umgang mit der Software MACH

• Kenntnisse im Bereich der Rechnungsbearbeitung und Rechnungsstellung

• Kenntnisse im Umgang und dem Einholen von Nutzungsrechten sowie deren Prüfung

• eine Einstellung in Entgeltgruppe EG 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) bzw. in Besoldungsgruppe A 6m der Bundesbesoldungsordnung A (BBesO)

• die Gewährung einer Personalgewinnungszulage bzw. -prämie bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen

• bei bestehendem Dauerarbeitsverhältnis zum Bund oder bei bestehendem Dienstverhältnis zu einem öffentlich-rechtlichen Dienstherrn ist die Möglichkeit einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zur bpb gegeben

• die Übernahme in ein Beamtenverhältnis bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen

• ein breites Aufgabenspektrum sowie gute Entwicklungsmöglichkeiten, interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten in einem kompetenten und kreativen Team

• flexible Arbeitszeiten, die es Ihnen ermöglichen, berufliche und private Herausforderungen erfolgreich miteinander in Einklang zu bringen (z. B. Gleitzeit, keine Kernzeiten, mobiles Arbeiten, ein auf Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell)

• die Übernahme von Trennungsgeld und Umzugskosten nach den gesetzlichen Bestimmungen bei Vorliegen der persönlichen und rechtlichen Voraussetzungen

• die Prüfung der Unterstützung durch die Wohnungsfürsorge des Bundes

• offene Kommunikationskultur, eigenverantwortliches Arbeiten, Teamarbeit

• intensive Unterstützung und Begleitung in Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

• Freiraum zur Verwirklichung eigener Ideen in Ihrem Verantwortungsbereich

• eine wertschätzende Behördenkultur

• Möglichkeit zum Bezug eines Deutschland-Jobtickets (DJT) mit zusätzlichem Arbeitgeberzuschuss

Bei Bewerbung mit einem ausländischen Abschluss beachten Sie bitte die Hinweise in unserem Interner Link: FAQ zum Thema „Karriere bei der bpb“.

Schwerbehinderte Personen sowie ihnen gleichgestellte Personen werden gemäß des Sozialgesetzbuches - Neuntes Buch - (SGB IX) bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Von ihnen wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir streben eine diverse, die Gesellschaft repräsentierende Belegschaft an. Die bpb begrüßt daher Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion oder sexueller Identität.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte.